Historische Vereniging Alphen aan den Rijn (in het pand van De Vergulde Wagen, Van Boetzelaerstraat 48, schuin tegenover de Hema)

Openingstijden: wo: 14.00 uur – 16.00 uur | za: 11.00 uur – 16.00 uur 
0172 42 40 48 | info@hvalphen.nl 

Meerjarenplan 2025-2027 Historische Vereniging Alphen aan den Rijn

1) Inleiding
De plaats Alphen aan den Rijn kent een bijna 2000 jaar oude geschiedenis. De Historische Vereniging Alphen aan den Rijn (hierna de HVA genoemd) is sinds 1948 actief om die geschiedenis op diverse manieren vast te leggen en zichtbaar te maken. Daarmee wil de HVA ervoor zorgen dat de (kennis over de) geschiedenis van Alphen voor de toekomst gewaarborgd blijft.

De HVA heeft bijna 900 leden. Daarvan zijn ongeveer dertig leden actief als vrijwilliger. Zij zorgen o.a. voor de vastlegging van de geschiedenis, maar organiseren ook allerlei activiteiten. De HVA kent een stichting: Stichting De Vergulde Wagen. Deze stichting faciliteert de HVA ten aanzien van de huisvesting en de uitgave van De Viersprong, het geschiedkundig tijdschrift van de HVA.

De HVA ziet de laatste jaren diverse ontwikkelingen op zich afkomen:
– Het ledenbestand is behoorlijk vergrijsd. Mede daardoor is het ledenaantal de afgelopen jaren aanzienlijk gedaald. Als gevolg daarvan kan de financiële positie in gevaar komen;
– Digitalisering maakt de online toegang tot de verschillende interne en externe collecties laagdrempelig, ja zelfs vanzelfsprekend;
– De verschillende soorten sociale media, zoals een website, Facebook, Instagram, whatsapp enz. brengen een (online) dynamiek in de communicatie die voor de HVA een uitdaging is.
In dit meerjarenplan geeft het bestuur de missie, de visie en de aandachtspunten weer, en de wegen (activiteiten en middelen) om die visie en de bijbehorende strategie uit te voeren, zodat de diverse ontwikkelingen aangepakt kunnen worden.

Missie en visie (strategie)
In de Statuten van de HVA (gedateerd 4 juni 2014) staan de volgende doelen, te beschouwen alsde missie:
1. Het bevorderen van de belangstelling voor en de kennis van de geschiedenis in het algemeen en die van Alphen aan den Rijn in het bijzonder;

2. Het behouden van voorwerpen die belangrijk zijn voor de plaatselijke geschiedenis;

3. Het bevorderen van het in goede staat behouden van de in Alphen aan den Rijn aanwezige monumenten van geschiedenis en kunst.

Die missie is helder en blijft zeker voor de punten 1 en 2 van toepassing. Als overkoepelende missie wil de HVA ‘Het geheugen van Alphen’ zijn en aan de visie toevoegen. Dat moet uiteindelijk ertoe leiden dat de HVA wordt gezien als de vanzelfsprekende plaats waar burgers en instanties naartoe gaan (fysiek of virtueel) voor zaken die de geschiedenis van Alphen betreffen.

In dezelfde Statuten staan diverse wegen (visie) geformuleerd om bovenstaande doelen te bereiken, zoals:

1. Het organiseren van lezingen, excursies en tentoonstellingen;

2. Het (doen) uitgeven van publicaties;

3. Het verzamelen, beschrijven, conserveren en eventueel restaureren van voorwerpen;

4. Het stimuleren van onderzoek naar de geschiedenis van Alphen;

5. Het gevraagd of ongevraagd adviseren van diverse partijen met betrekking tot gerelateerde zaken.

In het vorige plan, beleids- en werkplan (2023-25, met een update in 2024) genoemd, stonden de volgende vijf speerpunten:

1. De terugval in het ledenaantal tot stilstand brengen;

2. Bijdragen aan het behoud van het materiële en immateriële erfgoed, waarbij De Vergulde Wagen als gebouw en archief essentieel is;

3. Bijdragen aan het bevorderen van het historisch besef bij zowel jongeren als ouderen;

4. Versterking van de banden tussen de verschillende historische groeperingen binnen de gemeente, via het Historisch Platform Alphen (HPA);

5. Streven om De Vergulde Wagen zo toegankelijk mogelijk te houden.

Deze speerpunten hebben in het verleden geleid tot diverse werkplannen. Voor de specifieke details van 2023-25 verwijzen wij naar het genoemde plan. Terugblikkend kan worden geconstateerd dat sommige punten van het plan gerealiseerd zijn of in werking zijn gezet. De meeste van de bovenstaande wegen gelden onverminderd.

Echter, gelet op de uitdagingen waar de HVA voor staat, willen wij de strategie (aandachtspunten) om de missie te blijven verwezenlijken duidelijker formuleren. Het bestuur komt tot de volgende aandachtspunten en scherper omschreven activiteiten. De aandachtspunten zijn geen losse onderdelen, maar kennen een groot onderling verband en grijpen in elkaar. Daarom is de onderstaande volgorde willekeurig.

AANDACHTSPUNTEN
Ledenbestand, vinden en houden Zoals aangegeven vergrijst het ledenbestand en loopt het aantal leden al geruime tijd terug. Daarmee komt op den duur de continuïteit van de HVA in gevaar. Het ledenbestand zou bij voorkeur moeten groeien en verjongen. Een groei zorgt voor grotere (financiële) mogelijkheden, meer armslag om onze doelen te bereiken en voor meer potentiële vrijwilligers. Behalve het vinden van nieuwe leden moeten de huidige leden behouden blijven. De HVA is en blijft een vereniging waar alle leden zich thuis kunnen voelen.

Communicatie en publiciteit
Communicatie is essentieel om ons doel te bereiken. Een paar van de middelen zijn Facebook en de website hvalphen.nl. Online-communicatie wordt alleen maar belangrijker. Dat betekent voor de HVA meer aandacht daarvoor. Voor het verhogen van de naamsbekendheid zoekt de HVA ook de publiciteit via externe kanalen zoals kranten, andere historische verenigingen en partijen die zich eveneens op het cultureel, historisch erfgoed begeven.

Zichtbaarheid
Om aan nieuwe leden te komen dient de HVA in alle opzichten zichtbaar te zijn. De vele zaken die de HVA te bieden heeft zijn voor veel (potentiële) leden niet duidelijk of onbekend. We mogen trots zijn op wat we in huis hebben, zowel in materiële zin als in de kennis en kunde van de vrijwilligers. En we mogen dat ook uitstralen. De HVA wil zoveel mogelijk middelen inzetten om haar zichtbaarheid te verhogen. Het bestuur formuleert dit als: ‘Kom uit de schaduw’.

Activiteiten
Voor leden en niet-leden organiseert de HVA diverse activiteiten. De belangrijkste zijn:(stads)wandelingen, lezingen, exposities en genealogieonderzoek. Deze activiteiten zijn van groot belang om de zichtbaarheid te vergroten.

Samenwerking
In (de gemeente) Alphen zijn veel partijen die zich bezighouden met het cultureel, historisch erfgoed, ook vanuit een toeristisch of economisch motief. Te denken valt o.a. aan Archeon, Bibliotheek Rijn en Venen, CAS, Gilde Alphen, PReT, Stadsmarketing (HierisAlphen), VOA, VVV, en de gemeente. o.a. met het Gemeentearchief.

De meeste partijen lijken soms eilanden te zijn en op zichzelf gericht. Er is de laatste tijd een tendens waarneembaar om meer gezamenlijk op te treden en samenwerkingsverbanden te zoeken. De HVA loopt daar niet voor weg: samenwerking levert altijd meer op dan tegenwerking.

Archiefbeheer
Een belangrijk onderdeel van de toegevoegde waarde van de HVA vormen onze verschillende collecties. Wij beschikken over een zeer grote foto-en diacollectie; een uitgebreide collectie voorwerpen; Romeinse vondsten; studieboeken en tijdschriften waaronder De Viersprong. Deze collecties zijn grotendeels gedigitaliseerd, maar niet of nauwelijks online beschikbaar. Toegankelijkheid verhoogt voor het publiek de zichtbaarheid in de soms unieke collecties. Zeker voor jongere generaties, de potentiële nieuwe leden, is online toegankelijkheid vanzelfsprekend.

Financiën
De HVA ontvangt geen subsidie. Zij is grotendeels afhankelijk van de betalende leden om de kosten en uitgaven te kunnen dekken De laatste jaren wordt ingeteerd op het vermogen. Het bestuur wil een algemene reserve in stand houden, die overeenkomt met tweemaal de huidige inkomsten uit de contributie en giften per verenigingsjaar.

Vrijwilligers
Feitelijk de belangrijkste focus: zonder vrijwilligers geen HVA! De vrijwilligers zijn nodig voor de archivering van allerlei documenten en voorwerpen; de bemensing van de erfgoedwinkel; de inrichting van tentoonstellingen; het verzorgen van wandelingen, genealogie-onderzoek en lezingen; it- en websitebeheer; klein onderhoud in en aan ons pand en alle andere zaken die ervoor zorgen dat de HVA kan bestaan.

ACTIVITEITEN
Ledenbestand, vinden en houden
Ledenwerving (vinden)
Het teruglopende ledenaantal is al jaren een grote zorg van het bestuur. De praktijk is weerbarstig, het vinden van nieuwe leden is bij veel verenigingen in Nederland een groot probleem. Gelukkig zakte het ledenaantal van de HVA in 2024 per saldo met een lid. Toch behoudt het bestuur haar zorgen. Zoals hieronder beschreven bij communicatie en publiciteit, samenwerking en zichtbaarheid is het van belang dat de HVA uit de schaduw komt.

Veel van de daar beschreven activiteiten zijn erop gericht om leden te werven. Een andere manier om leden te werven is het invoeren van verschillende lidmaatschapsvormen. Te denken valt een lidmaatschap (‘maatje’ of partnerlid of ondersteund lid) waarbij het lid volwaardig lid is van de HVA, echter niet De Viersprong ontvangt, maar een (digitale) nieuwsbrief. Ook een jeugdlidmaatschap behoort tot de mogelijkheden. Het bestuur onderzoekt de voor- en nadelen van dergelijke lidmaatschapsvormen.

Ledenbehoud
Werving van nieuwe leden is niet effectief zonder ledenbehoud! Hoewel de HVA de weg inzet naar ‘modernisering’, blijft de HVA rekening houden met de huidige doelgroep. Daarom zal De Viersprong (‘het clubblad’) in papieren vorm blijven verschijnen. In 2024 ontvingen leden het boekje Wie wat bewaart heeft wat. Niet uit te sluiten valt dat het bestuur naar meer wegen zoekt om het lidmaatschap voor leden extra aantrekkelijk te maken.

Communicatie en publiciteit
De website van de HVA (hvalphen.nl) is eind 2023 ingrijpend veranderd. Hierdoor kunnen wij berichten, wandelingen, lezingen, genealogieactiviteiten, boeken, collecties enz. sneller en duidelijker communiceren en onder de aandacht brengen. De website is constant in ontwikkeling en vraagt veel inzet van betrokkenen. Van hieruit loopt ook een lijn naar Facebook. Er is nu een samenwerking met Nieuwsblad Alphen en HierisAlphen. Via wijkcentrum Swaenswijk kunnen wij onze lezingen bekendmaken. Daar waar het kan zoekt de HVA ook naar andere externe mediakanalen om mee te communiceren. 

Bij communicatie en publiciteit behoort ook eenduidigheid in de uitingen en de nodige input van informatie. Dat is nu niet goed georganiseerd. Ook de interne communicatie naar vrijwilligers en leden vereist afstemming en aandacht. Er is behoefte aan stroomlijning, webbeheer en redactie. Daarom wil het bestuur een nieuw bestuurslid aanstellen dat speciaal is belast met deze taken. Op de ledenvergadering van 31 maart 2025 doet het bestuur daarvoor een voorstel. 

Zichtbaarheid (‘Kom uit de schaduw’) en activiteiten 

De HVA is een prachtige vereniging, maar dat is niet voor iedereen zichtbaar. Om dat te verbeteren is in gang gezet of gaat in gang gezet worden:
– Lezingen: sinds 2024 worden de lezingen in wijkcentrum Swaenswijk gehouden. Dat levert publiciteit op (via Swaenswijk en Nieuwsblad Alphen) en een nieuw toehoorderspubliek. De HVA laat zich zien middels persoonlijke aanwezigheid met naambadges en een informatieve rolbanner. Voor 2025 en verder gaan wij hiermee door.
– Wandelingen: onze stadswandelingen zijn een belangrijk onderdeel van onze ‘buitenactiviteiten’, maar wij zijn niet de enige aanbieder. Ook partijen als het Gilde en CAS zijn dat. De vraag ligt bij het bestuur hoe daarmee om te gaan.

Vastgesteld kan worden dat het bestuur op dit gebeid bepaalde ambities heeft. Dat is mede de reden waarom wij sinds 2024 ons actief inzetten om de zogenaamde Limes-stadswandelingen gestalte te krijgen. Deze Romeinse wandelingen zijn een mooi voorbeeld hoe visie (het geheugen van Alphen); zichtbaarheid en samenwerking met andere partijen vorm kan krijgen.
– Onze expositieruimte en erfgoedwinkel zijn al sinds de opening in 1999 zo goed als onveranderd gebleven. Mede dankzij een gift van Erfgoedfonds Alphen zal deze ruimte in 2025 worden aangepakt. De bedoeling is onder meer dat we met moderne middelen onze collecties en voorwerpen beter kunnen tonen. Voor de invulling zal een werkgroep worden opgericht.
– Evenementen: evenementen zijn een effectief middel om naar buiten te treden. Daarom hebben wij in 2024 meegedaan op de Jaarmarkt. Dat leverde de nodige nieuwe leden op. In 2025 willen wij wederom aanwezig zijn. Ook bij andere evenementen zoals De Nationale Archeologiedagen (medio juni 2025); Het Romeinenweekend (eind juni 2025) en Open Monumentendag (medio september 2025) gaan wij actief participeren.
– Genealogie: de HVA biedt eens per maand de mogelijkheid om in De Vergulde Wagen aan familieonderzoek te doen. Dit is een onderwerp dat de laatste jaren, mede door tv-programma’s als Verborgen Verleden, flink in de belangstelling staat. Uniek is dat de HVA een van de weinige historische verenigingen is die een onderzoek aanbiedt. Daar kunnen wij trots op zijn.

Er zijn ideeën om het onderzoek breder uit te zetten, bijv. onder scholen.
– Presentaties: de HVA beschikt over de nodige films en PowerPointpresentaties, zoals over de Romeinen, Tweede Wereldoorlog en wijken en straten. Soms zijn die gebaseerd op eerder gehouden lezingen. Het bestuur wil bepaalde presentaties intern (in de nieuwe expositieruimte) en/of extern (bijv. bij verzorgingshuizen en wijkcentra) tonen, en dat uiteraard ook op de website.

Samenwerking
Zoals hierboven aangegeven zijn er diverse partijen actief in het veld waarin de HVA zich ook begeeft. Hierbij dient te worden aangemerkt dat de HVA met de andere historische groepen binnen de gemeente al samenwerkt binnen HPA. De HVA staat open voor samenwerking. Mede om die reden is de HVA deelnemer geworden van Platform Recreatie en Toerisme (PReT). Met een boekingssysteem, aangeboden door PReT, is het mogelijk dat deelnemers in de nabije toekomst arrangementen boeken waarbij andere partijen kunnen meedoen en andersom. Een voorbeeld daarvan is het aanbieden van (Romeinse) wandelingen gekoppeld aan een bezoek aan Archeon.

Ook met andere partijen kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd om te bekijken of we elkaar op enige manier kunnen versterken. 

Archiefbeheer
Onze collecties zijn grotendeels gedigitaliseerd, maar nauwelijks openbaar. Op de website wordt een bescheiden aantal foto’s getoond. En er is een start gemaakt om de oudste afleveringen van De Viersprong op de site te plaatsen. Om de toegankelijkheid en daarmee de zichtbaarheid te vergroten oriënteert het bestuur zich op diverse mogelijkheden, zowel intern als extern. Bij de oriëntatie staan zaken als eigendom, auteursrechten, wel of niet vrijgeven van content (‘downloaden’) en kosten en opbrengsten op de agenda.

Financiën
De financiële situatie van de HVA is nu nog gezond. Maar de afgelopen drie jaren waren de kosten hoger dan de opbrengsten. Dat komt grotendeels omdat enerzijds het ledenbestand terugloopt en anderzijds de huurkosten van De Vergulde Wagen en de kosten voor De Viersprong behoorlijk zijn gestegen. Als de kosten harder blijven stijgen dan de opbrengsten komt de toekomst van de HVA op den duur in gevaar.

Om die trend om te buigen kijkt het bestuur naar de volgende oplossingen:

Opbrengsten

Contributie. De gemakkelijkste weg is een verhoging van de contributie. Daarmee is en blijft het bestuur terughoudend. Toch is besloten om in 2025 de contributie te verhogen tot 26 euro per jaar, vooral om de stijgende portokosten op te vangen.

Ledenbestand 
Zoals bij het aandachtspunt ‘ledenbestand’ is aangegeven kan een uitbreiding van het bestand, bijv. met partners of jongeren zorgen voor meer opbrengsten.

Donaties, schenkingen en giften
De HVA is een ANBI-instelling. De fiscale voordelen zouden we beter moeten uitleggen.

Sponsoring en bijdragen
Externe financiering en sponsoring zijn mogelijk. Via het Erfgoedfonds Alphen heeft de HVA in 2023 (effectief in 2024) en in 2024 (effectief in 2025) een financiële bijdrage gekregen. In 2024 ontvingen wij van de provincie Zuid-Holland een bijdrage voor de expositie van Romeins erfgoed. Daar waar mogelijk zal het bestuur ook in de toekomst op zoek blijven naar sponsoring en bijdragen.

Aanbieden van goederen en diensten
Wij hebben een bescheiden voorraad aan goederen (boeken, De Viersprong, ansichtkaarten e.d.). Die kunnen wij echter actiever via de website aanbieden. 

Zoals al eerder aangegeven kunnen wij trots zijn op onze activiteiten. Die zijn de moeite waarden daaraan zouden deelnemers (niet-leden) een financiële bijdrage kunnen geven. Gratis bestaat haast nergens meer!

Advertenties in De Viersprong
De advertentietarieven voor De Viersprong zijn al jaren gelijk gebleven. Gelet op de dalende oplage vindt het bestuur dat uitlegbaar.

Samenwerking met anderen
In de toekomst zou samenwerking een positief effect kunnen hebben op de opbrengsten en/of op de uitgaven. Vooralsnog is daarover niets concreets te melden, maar heeft de aandacht van het bestuur.

Kosten
De Stichting van de HVA kent twee grote kostenposten: de huur voor De Vergulde Wagen en de druk- en portokosten voor De Viersprong. Contractueel valt aan de huurkosten weinig te doen. De huur is in 2024 met vijf jaar verlengd. Wat betreft De Viersprong loopt een onderzoek of daar de kosten omlaag kunnen.

Vrijwilligers
De huidige bezetting is nu kwalitatief en kwantitatief op orde. Het bestuur is blij met alle hulp die wordt aangeboden om de nodige stappen te nemen. Ook de overige leden worden gestimuleerd om een bijdrage te leveren. Het bestuur begrijpt dat bovenstaande activiteiten talrijk en ambitieus zijn. Mede daarom zal het bestuur zich blijven richten op het werven en inwerken van nieuwe vrijwilligers.

Bestuur HVA
Maart 2025 
1) Dit meerjarenplan is geen statisch document, maar is aan verandering onderhevig en kan jaarlijks bijgestuurd worden.